Time management: impara a gestire il tuo tempo

Non ti basta un giornata di 24 ore?
Hai sempre nuove urgenze che ti fanno procrastinare le attività che avevi programmato?
Il tuo telefono squilla in continuazione come un call center di Trenitalia?
Le notifiche dei tuoi social fioriscono come mandorli a primavera?
Ferma tutto, hai un problema di Time Management, e se non corri ai ripari sarai trascinato dagli eventi ed i tuoi obiettivi saranno sempre più difficili da raggiungere.
Ecco i 5 consigli da tenere a mente per iniziare a gestire e dominare il tuo tempo!

  • Identifica le prossime attività che hai deciso di svolgere. Fai un elenco delle tue attività definendone anche l’importanza e l’urgenza, inizia ovviamente da quelle più urgenti. Puoi usare un foglio di carta, la funzione “promemoria” dello smartphone o applicazioni dedicate, in genere definite come “To Do”,

 

  • Definisci un tempo per ogni attività che hai deciso di svolgere. Ad ogni attività devi attribuire una durata. Tendiamo tutti a sottostimare l’effettivo effort, quindi ti suggerisco di raddoppiare come minimo il tempo che pensi sia necessario. Se un’attività supera l’ora di durata, suddividila in “sotto attività” da 30 minuti,

 

  • Usa un sistema per tracciare lo svolgimento delle tue attività. Puoi usare il timer del tuo smartphone, oppure App predisposte come quelle sulla tecnica del pomodoro. L’importante è tracciare l’effettiva durata e l’esecuzione di ogni attività che svolgi. Trenta minuti per ogni attività è l’ideale.

 

  • Fai delle pause brevi tra una attività e l’altra. Smettere di lavorare per 5 minuti ogni mezz’ora può essere una buona abitudine che aiuta a rimanere lucidi e favorisce l’ispirazione, cerca di allontanarti dalla tua postazione di lavoro altrimenti rischi di non “staccare” realmente.

 

  • Non farti distrarre, a meno che non ti occupi di “Crisis management” e tu debba monitorare costantemente i social, smetti durante lo svolgimento di una attività, e più che mai per quelle urgenti, di controllare i like, i retweet, le foto dei viaggi o dei pranzi degli altri, ma anche rispondere ai messaggi di vario genere. Se qualcuno telefona e non è urgente, richiamalo dopo. Tutte le distrazioni durante lo svolgimento della tua attività hanno due effetti negativi, ti fanno perdere tempo e non ti danno la possibilità di quantificare correttamente la durata dell’attività.

 
Come è facile intuire, per gestire il proprio tempo lavorativo è solo necessario del buon senso, gli strumenti a disposizione ci possono facilitare il compito ma non sono sufficienti se non accompagnati da una buona dose di fermezza.
Per imparare a gestire il tuo tempo non devi necessariamente applicare tutti i 5 consigli, scegline uno e provalo per qualche settimana, poi facci sapere come è andata.
 
Ivano Turi
 
Puoi imparare tutto sul Time Management nel prossimo workshop di Digital Project Management del nostro coach Ivano Turi, il 12 Dicembre a Copernico.
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